文｜RPA X AI 未來人才培訓計畫 學員 Caridee
作為一名人資經理，日常工作充滿了大量重複性任務，從篩選履歷、員工入職到工時與薪資管理等。這些流程不僅繁瑣，還需仔細檢查確保無誤。透過學習 Aiworks RPA 課程，我掌握了如何利用流程自動化提升工作效率，並想透過這篇文章，分享我的 自動生成合作合約與錄取通知信 專案，期望幫助更多 HR 夥伴擺脫繁瑣的日常工作。
專案執行過程
在 Aiworks RPA 課程 中，我進行了數十小時的培訓和個人專案開發。學習期間，我透過 RPA 系統開啟了全新的視野，並學會如何利用程式邏輯來完成許多日常工作自動化，包括：
- 自動爬取資料
- 生成清單
- 跨平台編輯與發布資料
這些操作不僅減輕了我的負擔，也使我能將更多精力投入 策略性工作。
【自動化前】專案痛點
在手動執行流程時，我面臨幾個重大的痛點：
- 反覆確認資料：合約製作與通知信發送需要重複確認，耗費大量時間。
- 繁瑣操作：必須不斷切換不同程式（如：Excel、Word、Gmail），進行資料複製貼上，容易出現錯誤。
【自動化過程】核心流程
在專案的自動化開發中，我設計了四個關鍵步驟，顯著提升了效率：
- 資料讀取與篩選：
使用 Read Range 活動來讀取所需的表格資料。並通過 Filter Data Table 篩選出符合合約生成的條件，例如「合約製作狀況」和「服務合約 / 專案制合約」。 - 自動 Key In：
通過 Replace Text 功能自動將合約中的變數替換為每個人選的實際資料（如姓名、專案名稱、合作期間、薪資費用、人選存摺帳號等）。原本需要手動打開範本、手動填寫資料的工作，現在只需設定好模板即可自動完成。 - 自動檔案複製與重新命名：
完成合約生成後，系統會進行檔案的重新命名和保存，這一步使用 Rename 活動來確保每個合約檔案的名稱符合規範，避免了手動操作的出錯風險。 - 通知信生成與發送：
合約處理完成後，來到錄取通知信的生成過程。這部分我使用 Word Application Scope 開啟錄取通知書範本，並通過 Replace Text 將人選資料自動填入通知信，包含合約附件的電子郵件以及帶入人選的 Email，確保所有郵件正確發送到對應的人選。
【自動化後】專案效益
自動化後的結果非常驚人：
- 原先手動流程需時 20 分鐘，現在縮短至 20 秒。
- 每處理 10 份合約，可節省 3 小時的工作時間。
- 資料準確度達到 100%，再無手動錯誤的風險。
更具策略性的工作分配
藉由 RPA 技術，我將重複性工作完全自動化，彷彿有一位隱形助理協助我完成每個步驟！我可以將更多時間投入 高效 HR 策略，如：
- 招募策略規劃
- 人力資源優化
自動化不僅釋放了我的時間，也提升了工作的品質，讓我能為組織帶來更高的價值。
流程梳理中的優化機會
在設計自動化流程的過程中，我深刻體會到 流程梳理 的重要性。透過清晰分析每個步驟，我發現更多可以優化的空間。儘管過程中遇到技術挑戰，但每次解決問題，都讓我對 RPA 工具更加熟悉，我想這也是 Aiworks 堅持在課程中進行專案實作的原因之一吧！
結語與推薦
如果你和我一樣，在 HR 工作中面臨繁瑣的重複性任務，我強烈推薦 Aiworks 的 RPA 課程。這不僅能幫助你解放雙手，更能大幅提升工作效率，將時間投入到更具價值的策略工作中。
立即加入自動化學習的行列，創造更高效能的工作成果吧！
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