文｜RPA X AI 未來人才培訓計畫 學員 Carolyn
課程經理的工作挑戰與自動化需求
身為課程經理，我的職責橫跨專案管理與產品經理兩大領域，不僅需要規劃課程產品，還要確保課程如期進行。這當中，「掌握市場趨勢」是一個重要卻相當耗時的工作。與許多專業人士如產品經理、市場行銷人員、分析師一樣，我們都必須時刻了解市場動態，以便快速應對產業變化。
以我自己為例，為了掌握課程市場動態，我透過 Google Alerts 訂閱與課程主題相關的關鍵字（如 RPA、UiPath、Power Automate 等），每天都會收到大量新聞彙整的信件通知。然而，這些資訊量龐大且每日更新頻繁，讓趨勢觀察成為一個負擔。為了提高效率，我開始利用 RPA（機器人流程自動化）工具，希望能自動化這一過程，減少手動操作並降低負擔。
自動化流程前置準備：梳理流程、列出痛點
透過 Aiworks RPA 課程的培訓，我首先梳理好原本的流程、找出目前的痛點，接著逐步掌握了 RPA 工具的各種功能及實作方式，開始具備能力去構想可以怎麼把流程自動化，並設定導入自動化流程的目標效益。
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自動化流程的開發過程：從概念到落地
為了解決上述挑戰，我設計了一個基於 RPA 的自動化解決方案，具體流程如下：
- 自動收集資料：RPA 工具會自動登入 Gmail 檢查是否有來自 Google Alerts 的信件，並抓取所有文章的標題與網址。
- 自動摘要生成：利用 ChatGPT 自動摘要文章內容，幫助我迅速瀏覽每篇文章的重點。
- 自動推播訊息：將收集到的文章摘要、標題及網址自動發送至 Discord 頻道，方便我即時檢閱。
以上功能我都藉由 UiPath 工具來實現，並運用了自動爬取資料、串接生成 AI 工具以及與即時通訊軟體的整合。現在，每一篇文章的處理時間從原先的 5 分鐘縮短至 2 分鐘，大幅提升了效率。
自動化流程的具體步驟
自動化流程分為以下三個關鍵步驟：
- 資料讀取：利用 UiPath 的
extract table data活動，自動抓取 Google Alerts 信件中的所有文章標題與 URL，並儲存成資料表。 - 摘要生成：透過
get row item抓取上述資料表中每列文章 URL，再利用 ChatGPT 的summarize text活動，對每篇文章進行摘要，並搭配for each row in datatable功能，逐一處理文章。 - 訊息通知：使用 Discord 的
send channel message活動，將文章標題、URL 與摘要推播到指定的 Discord 頻道。此部分要預先處理 Discord 機器人設定，並搭配 markdown 語法調整內容呈現方式，讓訊息更具易讀性。
這一整套自動化流程不僅節省了我的時間，也讓趨勢觀察變得更加簡單輕鬆。
自動化的實際效益：工作品質升級
趨勢觀察是工作中必不可少，卻容易因為要完成有急迫時效性、有具體產出物的工作，而被往後排的項目。透過 RPA 將流程自動化後，工作品質獲得大幅提升：
- 時間節省：原本每篇文章需花費 5 分鐘處理，現在縮短為 2 分鐘，效率提升超過 50%
- 任務有效達成：自動化流程確保了趨勢觀察的穩定性與持續性，任務達成率提高 60%
- 心理負擔減輕：透過系統自動處理資訊，大大降低了因資訊量過多而感到的精神壓力
對於其他類似工作需求的人士，這種自動化流程同樣適用。無論是市場趨勢分析、產品動態跟蹤，還是競品資訊的收集，RPA 工具都能幫助大幅提升工作效率和品質。
結語：自動化是現代職場的必備利器
這次的自動化開發實例，完全展現了 RPA 工具在各類工作場景中的廣泛應用潛力。無論是課程經理、專案經理，還是市場行銷人員，都能通過自動化工具，優化工作流程，節省時間。RPA 不再只是針對行政或財務工作的工具，它能讓任何現代工作者全面升級工作效率和生產力。
教育工作者也能利用 RPA 工具自動化課程營運，將更多時間投入在策略性工作上，如新課程規劃、授課品質管理、學員關懷與學習表現觀察等，進一步提升個人工作價值。
通過這次的 RPA 課程與實作，我對自動化在職場中的應用有了全新認識，相信未來將有更多專業人士受益於自動化技術，進而提升整體工作效能。推薦你一起加入學習自動化工具的行列，釋放繁瑣任務的時間，把能力投入更高價值工作中！
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