高效工作必學:Microsoft 365 超實用工具分享

Microsoft 365 是每個企業常見的必備工具,不管是多大規模的企業,幾乎所有日常工作都得使用它。而其中最常用的無非是 PowerPoint、Word 和 Excel 等文書處理工具。

 

 

然而,Microsoft 365 提供的價值絕對不僅如此,它還包括一系列可以提升工作效率和改善組織流程的實用工具,而且這些都已經包含在 M365 方案中,只是多數使用者可能都沒發現。 本文將與你分享 Microsoft 365 的完整潛力,讓你能將這些超實用工具更充分應用在工作中!

 

SharePoint:適用於企業內部協作

 

 

什麼是 SharePoint?

不需要會寫程式,也可以輕鬆架設一個內部網站!SharePoint 是 Microsoft 365 中的一個企業內部的協作網站,讓公司同仁可以清楚的掌握組織公告、重要訊息、和內部訓練檔案等。

如何運用在企業中?

  • 佈告欄:公司內部的新公告、重要資訊都能集中在網站首頁,簡單明瞭讓使用者一次瀏覽
  • 知識庫管理:除了一般文件儲存方式外,也可以新增自定義欄位來為檔案新增註解
  • 數據管理:透過建立清單來追蹤和管理各種數據和繁瑣的任務

 

Power Apps:製作組織專屬的應用程式

 

 

什麼是Power Apps?

Power Apps 是一個低程式碼 ( low-code ) 開發工具,讓使用者透過類似 Excel 函式的撰寫、PowerPoint 的美編排版技巧,自己動手做出一個符合業務需求的應用程式。

如何運用在企業中?

  • 內部流程數位化:解決公司內部過於繁瑣的流程,以及日常需要填寫的複雜表單,Power Apps 就很適合用來創建一個更方便填寫的客製化表單,提高效率。例如請假系統、文具借用系統、財務發票申請等
  • 數據搜集:Power Apps 支援與 SQL、Excel、SharePoint 資料庫的串連,以便搜集和分析業務數據,幫助團隊跨出數位轉型的一大步
  • 客戶關係管理:建立客戶資料庫和專案追蹤系統,讓團隊成員能更輕鬆掌握專案進度及相關資訊

 

Power Automate:自動化工作流程

 

 

什麼是Power Automate?

Power Automate 是一個自動化流程工具,可自動執行重複性任務,減少手動操作。它就像一個專屬於你 24 小時全年無休的機器人,助你完成繁瑣且具有固定規則的工作,讓工作效率翻倍提升!

如何運用在企業中?

  • 流程自動化:自動化日常任務如報告生成、數據同步等。只需完成一次設置,即可省去以後每次重複作業的時間
  • 跨平台整合:Power Automate 能與 500 種以上的雲端服務進行連結,包含常見的Outlook, Excel, Teams 等,讓工作流程不受限
  • 線上簽核:結合 Forms 或 Power Apps 表單,在收到表單回應時發送簽核給部門主管

 

一起將 Microsoft 365 的價值充分發揮吧!

企業投資 Microsoft 365,當然希望能夠充分發揮其最大的價值,提高團隊運營的工作效率,並且改善業務流程。上述提到的工具不需要 IT 部門的專業知識,任何人都可以根據自己的業務需求來使用。這些工具不僅能夠大幅提升工作效率,操作上也非常簡單,容易上手。

希望本文能幫助你了解和利用 Microsoft 365 的鮮為人知的功能,為你帶來更輕鬆又高效的工作流程!

 

本文由 RPAI 數位優化器授權刊登
原文連結請見: https://vocus.cc/article/662baaf2fd8978000119a12d 

— — — — — — —

探索更多相關課程:
AI 啟航半日工作坊:以智能自動化提升生產力的第一步
企業流程健檢與自動化實作一日密集工作坊