對許多業務開發團隊來說，每天花三小時整理名單、比對公司資料、更新表單，早已成為例行公事。這些看似瑣碎的任務，不但耗時耗力，也讓人無法專注在真正能創造價值的工作上。
Aiworks 在內部業務流程中也曾面臨同樣的挑戰。直到導入 AI 自動化工具後，我們成功將名單處理時間減少 40%，讓業務能把時間用在更重要的決策與客戶經營上。
本文將以 Aiworks 的真實案例為例，帶你看我們如何從流程痛點出發，運用 Make 自動化平台結合生成式 AI，打造出能真正落地、被使用者買單的企業自動化流程。
文章大綱
一、業務痛點出發：自動化導入的起點在真實需求
在 Aiworks 的業務開發流程中，團隊透過線上諮詢表單收集潛在企業客戶資料，並使用 Pipedrive 管理名單。然而，在人工作業下，流程中存在三大痛點：
- 痛點一｜任務繁瑣，資料分散
業務需在多個平台間反覆查找、複製、更新資料，流程冗長且容易出錯。 - 痛點二｜公司名稱比對困難
同一家公司可能因大小寫、縮寫差異被 Pipedrive 判定為不同企業，業務必須人工比對，造成資料重複或錯置。 - 痛點三｜資料更新延遲，降低回應效率
名單更新速度受限於人工作業，導致潛在客戶無法即時回覆，甚至影響成交機會。
這些痛點在許多企業中都非常普遍。Aiworks 選擇從這個「最貼近日常」的場景開始，驗證 AI 自動化導入的真實效益。
二、解方實例：用 Make 結合 AI，打造實用的名單自動化流程
為了解決上述問題，Aiworks 以 Make 為主要開發平台，整合 Google Form、Pipedrive 與 OpenAI 模型，設計了一套可自動化處理名單的流程：
- 自動擷取表單內容
Make 每隔一定時間讀取新進表單，並觸發後續流程。 - 生成式 AI 輔助判斷名稱是否重複
生成式 AI 節點會分析公司名稱，辨識不同拼法、縮寫或別名，判定是否為既有客戶。 - 自動更新或新增名單
若為既有客戶，系統自動更新資料；若為新客戶，則自動建立新名單。 - 異常偵測與人工回補機制
當系統發現資料不一致或不確定時，會即時發出通知，提醒業務人工驗證。
三、五步驟落地法：自動化專案成功導入關鍵
Aiworks 透過多次內部開發與企業專案經驗，歸納出自動化導入的五個核心步驟：
Step 1. 痛點釐清：從使用者出發
與實際使用者（如 BD、客服或行銷人員）深度訪談，釐清他們的操作習慣、痛點與期望成效。
重要關鍵：
不要一開始就進入流程修改，而是先問使用者「碰到什麼問題」、「想解決什麼困難」。
Step 2. 對焦會議：建立自動化設計藍圖
確認自動化邏輯與技術可行性，並讓使用者參與設計過程。
重要關鍵：
讓使用者成為共創者，而非被動接受者。
Step 3. 自動化流程設計與開發
開發團隊開始設計與實作自動化流程，並透過定期會報方式回饋進度與難點。
重要關鍵：
快速驗證、持續微調，讓開發貼近真實需求。
Step 4. 實測與例外驗證
即使結合生成式 AI，也仍需設置人工驗證節點，以應對 AI 誤判或例外情境。
重要關鍵：
自動化 ≠ 完全無人化，仍需人類監督以確保準確性。
Step 5. 撰寫使用與維運說明書
當自動化流程正式定版後，開發團隊會編寫完整的使用說明文件，包括：
- 使用者操作手冊：確保使用者能依照指引快速上手並獨立運用自動化流程。
- 開發與維運手冊：協助後續的開發人員在迭代或維護時能夠快速理解並持續優化流程。
重要關鍵：
文件化能確保成果不因人員更替而流失。
四、導入後的成果：從節省時間到提升決策速度
導入自動化後，Aiworks BD 團隊獲得以下明顯成效：
- 工作效率提升 40%：名單管理、比對與更新全自動化，顯著減少重工時間。
- 資料一致性更高：AI 節點自動比對公司名稱，減少重複建檔與錯誤輸入。
- 回應更即時：自動排程確保新表單能即時更新，提升潛在客戶回覆速度。
- 人力投入更有價值：業務能將時間專注於客戶溝通與策略分析，而非重複行政任務。
這些成果證明，自動化的真正價值並非取代人，而是讓人有更多時間思考、決策與創造。
五、Aiworks 觀點：自動化的核心在於「人機協作」
在推動自動化與 AI 導入的過程中，Aiworks 有一個重要觀察 ——
自動化專案的成敗，往往取決於「使用者是否真的願意用」。
許多企業花時間導入系統，但最終流程無法落地，原因不在技術，而在於忽略了人。
Aiworks 認為，成功的自動化導入應該遵循兩項原則：
- 以使用者需求為核心：從真實痛點出發，設計能自然融入日常工作的流程。
- 建立人工驗證與回饋機制：AI 可協助判斷，但最終決策仍需人類確認，確保資料與流程的可靠性。
自動化的終極目標，不是讓工作變少，而是讓時間被更好地運用。當技術與人能協作互補，企業不僅能提升效率，更能在每一次流程優化中積累新的組織能力。
這正是 Aiworks 長期推動企業自動化導入的核心信念 —— 讓科技真正為人服務，讓人因科技而更有價值。
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