Make 自動化工具實作教學：整合 Google Sheet 與 Gmail 打造待辦事項提醒助理

立即閱讀基礎篇 ▶︎ Make 自動化工具教學：介面操作、功能亮點與 Zapier、n8n 比較一次看懂

在理解 Make 的基礎功能及操作介面後，Aiworks 將透過實作教學，帶你一步步掌握 Make 的核心特性與操作方式。

本篇以「待辦提醒自動化」為例實作示範，帶你了解如何透過 Make 偵測 Google Sheet 中即將到期的待辦任務，並整合 Gmail 自動寄送提醒信件，有效提升專案進度管理與追蹤的工作效率。

Make 教學實作｜待辦事項提醒自動化流程

本次我們將透過 Make 建立一個自動提醒系統：

定期檢查待辦清單：Make 會定期讀取使用者於 Google Sheet 登錄的待辦事項
篩選需提醒項目：系統自動篩選出「即將到期」、「已逾期」且「尚未完成」的任務
寄送提醒通知：對於符合條件的任務，Make 會自動產出客製化提醒內容，並透過 Gmail 寄出通知信給指定收件者

此流程也可以延伸應用至專案管理與團隊協作場景中，依據專案中各項任務進度自動通知對應成員，確保精準掌握每項任務如期推進。

本次實測使用的 Google Sheet 待辦清單，使用者可以依照需求創建與填入待辦事項
（截圖時間為 2025 年 7 月 28 日）

實作步驟

Step1. 創建新的自動化流程

所有流程集中顯示於「Scenarios」介面，方便統一檢視與編輯。

進入左側選單中的「Scenarios」介面，點選右上角的「Create a new scenario」，即可開始建立新的自動化流程。

Step2. 設定時間變數

為了讓 Make 在每次執行流程時能自動判斷「待辦事項是否已過期」，需先設定一組時間變數，以擷取執行流程當下的日期，作為後續條件判斷的依據。

Step2-1. 開啟「Set variable」模組

Make 模組選單提供多樣的模組，協助使用者依需求快速串接各種工作平台。在此加入「Set variable」模組，即可開始設定時間變數。

使用者可透過下方的「Search modules」欄位，直接輸入模組名稱「Set variable」以快速搜尋所需模組。

Step2-2. 輸入變數值

新增變數後，初始內容會是空的，因此使用者需為變數命名，並透過簡單語法設定變數值（Variable Values），作為後續流程判斷的依據。

Variable name（變數名稱）：將變數名稱設定為「today」，方便在後續流程中快速使用。
Variable value（變數值）：設定為「formatDate(now;YYYY/MM/DD)」，將當日日期轉換為指定格式。
formatDate(;)
Make 內建的時間格式轉換語法，可將時間物件轉換為指定格式的文字，「;」前為原始時間來源，「;」後為轉換後的顯示格式。
now
Make 預設提供的系統變數，用於取得流程執行當下的日期與時間，應放在 formatDate 中的第一個參數位置。
YYYY/MM/DD
指定時間顯示的格式。請依照 Google Sheet 中的日期格式調整此設定，以確保條件比對時正確。

Step3. 串聯 Google Sheet 讀取待辦事項清單

此步驟將串接 Google Sheet 模組，讀取使用者事先建立的待辦事項清單，使 Make 能即時擷取表單中的任務資訊及時間日期，作為後續篩選與提醒的依據。

Step3-1. 開啟「Search Rows」模組

點按「Add another module」以開啟模組選單，選擇「Google Sheets」模組，找到並加入「Search Rows」，用於讀取 Google Sheet 中的資料列。

將滑鼠移至前一個節點右側，即可點選「Add another module」以新增模組。

Step3-2. 連結 Google Sheet

首次使用 Make 串接 Google Sheet 時，系統會要求使用者授權帳號連線。完成連結後，Make 才能取得存取權限，讀取並操作指定的 Google Sheet 檔案。

點按「Create a connection」，並點擊「Sign in with Google」後，依指示登入及授權，即可啟用 Google Sheet 模組。

Step3-3. 選擇「待辦事項清單」Google Sheet

在「Search Rows」模組中，使用者需指定欲讀取的 Google Sheet 檔案、工作表名稱及欄位範圍，作為後續條件篩選的資料來源。

SpreadsheetID（Google Sheet 檔案名稱）：選擇預先創建好的 Google Sheet「待辦事項清單」。

Sheet Name（Google Sheet 工作表名稱）：選擇對應的工作表「工作表1」。
Table contains headers：選擇「Yes」，讓 Make 辨識第一列為欄位標題（表頭），便於後續欄位對應與條件設定。

Step4. 串聯 Google Sheet 讀取待辦事項清單

Step4-1. 開啟「Send an Email」模組

使用「Add another module」開啟「Gmail」模組，並且選擇「Send an Email」，使 Make 能自動發送提醒信件至指定收件者。

Step4-2. 連結 Gmail

首次使用 Make 串接 Gmail 時，系統將要求使用者授權帳號連線。完成授權後，Make 才能取得發送 Gmail 信件的權限。

使用者可以點按「Create a connection」並點擊「Show Advanced settings」，接著只需依次輸入「Client ID（用戶端 ID）」及「Client Secret（用戶端密碼）」即可啟用 Gmail 模組。

▼ 如何取得 Client ID 及 Client Secret？ ▼

Step4-3. 填寫 Gmail 內容

To（收件者）
點選「Add a recipient」，並輸入收件者的電子郵件地址。若為自我提醒用途，可先填入自己的信箱進行測試。
Subject（主旨）
建議輸入如「【待辦事項未完成】」等明確標題，方便收件者辨識提醒內容。
Content（內文）
可依需求撰寫提醒內容，並搭配從 Google Sheet 中讀取到的各欄位變數（如「待辦事項」、「期限」）插入文字中，讓每封信件更具客製化提醒效果。

Make 會逐列讀取 Google Sheet，並將每列資料以「表頭對應為變數名稱」的形式呈現
（如 A 欄表頭為「待辦事項」，則該變數名稱為「待辦事項」）
使用者只需插入對應變數，即可取得該欄資訊
※ 由於文字內容不支援一般換行，可使用 `<br>` 語法進行段落換行

Step5. 設定寄送提醒信件條件

Step5-1. 開啟「filter」模組

插入「Filter」模組，用來設定符合條件才執行寄信的邏輯判斷。

在 Google Sheet 與 Gmail 模組之間的連結線上，點按即可設定插入「Filter」模組。

Step5-2. 設定條件篩選內容

透過條件篩選，讓 Make 僅針對「尚未完成」且「期限已到或逾期」的任務發送提醒信件，確保通知準確不重複。

Label：可自訂此條件組合的名稱，便於辨識（例如：寄送信件條件）。
Condition（條件設定）：
- 條件一：僅針對尚未完成的任務
  變數「是否已完成」→ Equal to → FALSE
- 條件二：條件附加上僅限到期或逾期的任務
  變數「期限」→ Earlier than or equal to → 變數「today」

Step6. 設定自動化運作頻率

點選畫面中的「Schedule Setting（排程設定）」按鈕，依照需求調整流程執行的頻率與時間。

Run scenario：設定自動化流程的執行頻率
Time：指定流程執行的具體時間點

Step7. 測試自動化流程運轉結果

使用者可點按左下角的「Run once」按鈕，實際執行一次流程以進行測試，確認每個模組及設定是否正確運作，並確保信件能成功寄出。

點選模組右上角的數字圖示，可查看該模組的執行紀錄與資料傳遞狀況，協助使用者排除錯誤並優化流程

自動化執行結果總覽

Make 依照使用者需求自動彙整即將到期與已過期的待辦任務，並且依格式寄送提醒信。

本次流程依條件篩選，成功寄出 3 封已逾期或即將到期的任務提醒信件。
信件內容會依據任務名稱與到期日期動態更改文字，有效提升提醒的精準性與實用性。

3 大工作場景落地應用

1. 產品專案管理自動化

在產品開發與專案管理過程中，任務追蹤與時程控管是影響進度的關鍵。透過 Make 整合 Google Sheet 與 Gmail 自動提醒，專案經理可以即時掌握各模組的研發、測試與交付狀況。

系統會依據 Google Sheet 中設定的任務期限，定期自動檢查並篩選即將到期或已逾期的工作，並寄送提醒信給負責人員。這不僅能降低延誤風險，更有助於確保產品版本能如期上線，提升專案協作效率與透明度。

2. 行銷活動任務管理與時程提醒

行銷活動通常牽涉文案撰寫、視覺設計、廣告投放、活動執行等多項工作，且必須多部門協作。

利用本自動化流程，行銷團隊可在 Google Sheet 中建立完整的行銷活動時程表，系統會在關鍵節點（如素材提交期限、廣告上線日、活動開始前）自動寄出提醒信件給負責人員，確保每個步驟能按時完成。這不僅提升了活動執行效率，也能有效降低錯過重要時程的風險。

3. 客戶服務與合約到期管理

對客服團隊與法務部門而言，合約到期與客戶跟進的時間掌握至關重要。

透過本流程，企業可將客戶合約到期日、續約提醒與重要跟進任務記錄在 Google Sheet 中，並由 Make 定期檢查資料，自動發送提醒給對應人員。

這能確保續約作業與客戶維繫能即時進行，避免因疏忽導致的業務流失，同時提升客戶滿意度與長期合作率。

結語：讓第一個自動化流程成為工作升級的起點

Google Sheet、Gmail 與 Make 自動化工具的結合，不只是節省時間的技巧，更是一個重新檢視與優化工作流程的契機。

在 Aiworks 的教學經驗中，我們發現這類簡單的自動化情境，往往是團隊邁向更高效運作的關鍵切入口，因為它具有：

快速啟動：無須程式背景，即可在短時間完成設定並立即投入使用。
靈活擴展：從單一任務提醒，能逐步延伸至專案協作、行銷時程管理、客戶關係維護等領域。
可重複複製：流程一旦成熟，能被直接套用到不同專案或部門，縮短導入時間。

真正讓自動化發揮價值的，不僅是工具本身，而是團隊能否：

清楚盤點與定義工作中的關鍵流程
為 AI 與自動化設定明確的任務角色
建立可持續優化並能跨部門推廣的流程模型

技術和工具會持續進化，但能長期支撐效率提升的，是對流程設計與工作思維的持續優化能力。

如果你正在尋找一個簡單且具實用價值的起點，不妨先從這個 Google Sheet × Gmail 的自動提醒流程開始，為你的工作打造可持續升級的自動化基礎。

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FAQ 常見問題

1. Make 免費方案的 1,000 次使用次數如何計算？

Make 免費方案每月提供 1,000 次的操作配額，計算方式是以「模組執行次數」為單位。

例如，本篇實測流程包含 3 個模組（Tools、Google Sheet、Gmail），理論上每次執行流程將計為 3 次操作。但若流程中涉及多筆資料（例如一次寄出 3 封信件），則會依據處理筆數重複執行後續模組，因此實際操作次數為：1 次取得時間模組 + 1 次讀取 Google Sheet 模組 + 3 次 Gmail 模組執行，共計 5 次操作。

需要注意的是，即使是「Run once」測試，也同樣會計入總使用次數。

2. 可以將我開發好的自動化流程分享給其他人嗎？

可以。Make 提供將流程匯出／匯入的功能（Export/Import blueprint），讓使用者可以將開發完成的流程分享給他人使用。

在流程頁面下方開啟「Settings」，並選擇「Export blueprint」，即可將該流程匯出為 .txt 檔案。

他人欲使用此流程時，只需在自己的 Make 帳號中，同樣進入「Settings」，選擇「Import blueprint」，並匯入該 .txt 檔案，便可套用整個流程結構。