營運經理自動化實例：LINE@ 官方帳號訊息自動排程

文｜RPA X AI 未來人才培訓計畫學員 Estella

我是一名 Operations Manager，主要負責課程的實務執行，並維護與學員、校友的溝通管道——其中，「LINE@ 官方帳號」的運營便是我的業務之一。

在各項課程與活動行銷中，不同部門或專案的同仁時常需要透過 LINE@ 發送行銷訊息。這些需求會先由同仁填寫在 Google Sheet 表單中，接著由我下載素材、上傳圖片、並將相關資訊填入 LINE@ 後台。然而，這些手動操作相當繁瑣，且每月平均有 5 次以上的不定期訊息發送需求，臨時的需求也經常打亂我的工作排程。

因此，在認識 RPA（機器人流程自動化）後，我開始思考：既然在這項任務中，我像是一個「訊息排程機器人」，只需擷取資料、填寫及發布訊息，為何不交給一個真正的機器人助理來處理呢？

工作流程拆解與梳理

在 Aiworks 的 RPA 課程中，自動化開發前需先梳理現有工作流程。以我的 LINE@ 訊息排程自動化為例，拆解的流程如下：

至 LINE@ 訊息需求的 Google Sheet 中確認每則訊息的排程狀態。
若偵測到尚未排程的訊息，系統會自動從 Google Sheet 下載所需圖片。
自動登入 LINE@ 後台。
根據 Google Sheet 中的需求，於 LINE@ 後台新增圖文訊息、插入指定連結、檢查受眾篩選條件、設定預計發送時間。
完成後，系統會自動發送測試訊息給管理員。
將已排程的訊息記錄回填至 Google Sheet，以便追蹤。

自動化流程具體執行步驟

這個 LINE@ 訊息排程的自動化流程是透過 UiPath 系統開發完成的，具體步驟如下：

資料讀取：從 Google Sheet 讀取訊息資料，並建立 DataTable 以確認每則訊息的排程狀態。
篩選未排程訊息：篩選出尚未排程的訊息，將資料存入 DataTable2 以供後續處理。
資料處理迴圈：針對 DataTable2 的每一行資料逐一處理，確保每則未排程的訊息都能處理到位。
下載圖片：使用 Use Browser 開啟圖片連結，並自動下載所需圖片。
登入 LINE@ 後台：透過 Check App State 確認登入狀態，若未登入則自動登入。
新增圖文訊息：進入 LINE@ 後台圖文訊息新增頁面，使用 Type Into 插入指定的圖文連結及內容。
建立新訊息：根據 Google Sheet 中的資訊，使用 Type Into 建立新訊息內容並設定相關欄位。
檢查受眾篩選：確認訊息的受眾篩選條件，依據需求進行調整。
設定發送時間：使用 Type Into 設定發送日期和時間，以確保訊息準時發送。
發送測試訊息：完成訊息設置後，RPA 自動發送測試訊息給管理員，以協助快速檢查排程是否正確。
紀錄排程狀態：使用 Write Range 將排程狀態回填至 Google Sheet，確保紀錄完整，避免重複排程。
流程結束：確認所有未排程訊息均已處理並更新後，結束流程。

從繁瑣手動操作中解放

過往每則訊息排程需約 10 分鐘完成並檢查，現在透過 RPA 自動化流程，僅需約 75 秒即可完成一次訊息排程，節省了近 8 倍時間，並降低錯誤風險。隨著 LINE@ 訊息行銷需求增加，自動化不僅節省操作與溝通時間，整體作業流程也更快速高效，這個「訊息自動排程機器人」，讓我從機械化操作中解放。

讓 RPA 成為日常任務的強大助力

除了 LINE@ 訊息排程，我發現過往涉及大量重複性操作的業務，都可透過 RPA 自動化完成，釋放行政時間以投入更多策略規劃或客戶追蹤，專注於核心任務，提升工作效率與品質。RPA 能實際降低人力與時間成本，如果你也面臨繁瑣重複的工作，不妨透過課程了解 RPA 工具，從入門操作開始，找到最適合的自動化解決方案，體驗 RPA 的強大助力！

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