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ChatGPT 業務應用教學：潛在客戶名單搜集＋陌開信件寫作實例

潛在客戶陌生開發是業務人員的常見工作情境之一，然而名單蒐集、初步篩選、撰寫陌開信件等大量且繁瑣的任務常消耗大量人力與時間成本。

本篇文章將聚焦於 ChatGPT 的業務應用，透過「潛在客戶聯絡資料蒐集」及「陌生開發信件撰寫」兩項前期任務實作，帶你一步步了解如何運用 ChatGPT 打造陌生開發小助手，讓業務團隊更專注於推動成交的關鍵任務。

source: AI – ChatGPT (模型：GPT-4o). 一名穿著西裝的業務人員，他長著許多隻手，其中兩隻手正忙著打電話，兩隻手正在用筆電打字，一隻手拿著鉛筆在筆記本上記錄，一隻手正在整理文件，他臉上的表情充滿慌亂與驚慌。
source: AI – ChatGPT (模型：GPT-4o). 一名穿著西裝的業務人員，他長著許多隻手，其中兩隻手正忙著打電話，兩隻手正在用筆電打字，一隻手拿著鉛筆在筆記本上記錄，一隻手正在整理文件，他臉上的表情充滿慌亂與驚慌。

文章大綱

  1. ChatGPT 的三大特性
  2. ChatGPT 使用限制與建議
  3. 業務開發應用實例一：如何快速蒐集潛在客戶名單
  4. 業務開發應用實例二：撰寫高開信率的陌生開發信（Cold Email）
  5. 延伸討論：企業導入 AI 的關鍵思維

ChatGPT 的三大特性

  1. 自然語言的理解及生成能力

ChatGPT 能根據使用者的文字指令（Prompt），快速生成語意清晰、語氣合宜的回應。適用於撰寫商業信件、簡報內容以及各類工作溝通文字。

  1. 適用於多樣化的應用場景

ChatGPT 具有廣大的資料庫及知識基礎，能夠應對多種工作需求，包括圖表製作、數據分析甚至是程式碼撰寫，有效提升多項日常辦公效率。

  1. 即時資訊查找與統整能力

ChatGPT 可快速從資料庫或網路資訊中提取重點，並轉換成指定格式，協助產出即時且專業的報告與提案。

ChatGPT 使用限制與建議

  1. 可能出現幻覺（hallucination）

ChatGPT 的回應是根據「既有的訓練資料」生成，若訓練資料內容不完整、過時或存在錯誤，便可能產生「幻覺」：看似合理但卻不正確的資訊。因此，使用者在應用 ChatGPT 所生成的內容前，需要再次確認內容的正確性，以免誤用。

  1. 回應結果不固定

即使輸入完全相同的指令（Prompt），ChatGPT 每次的生成結果可能也略有不同。這對於需要標準化作業流程或一致性高的應用場景而言，會是一項挑戰。

延伸閱讀 ▷ 你的 ChatGPT 安全嗎？使用 AI 工具必知的 10 個安全檢核

若企業在導入 AI 工具時，追求更一致且可預期的自動化產出，建議可以將 RPA（Robotic Process Automation，機器人流程自動化）納入整體工作流程中。

RPA 能夠模擬人類在電腦上的操作行為，擅長處理結構化、重複性高且具固定規則的任務。透過事先設定的流程，RPA 可自動完成點選滑鼠、資料輸入、開啟應用程式與複製貼上等日常作業。這類操作能確保任務執行的準確性，有效補足 ChatGPT 回應內容可能不穩定的狀況，提升整體自動化系統的可控性。

延伸閱讀 ▷ 自動化流程入門 #1：RPA 基礎概念與應用領域介紹

業務開發應用實例一：如何快速蒐集潛在客戶名單

適用情境：潛在客戶聯絡資料蒐集

行銷或業務團隊需拓展潛在客戶名單，往往需要到多個不同網站中擷取資料，相當耗時費力，透過 ChatGPT「即時資訊查找及統整能力」，即可在幾分鐘內蒐集大量陌生開發的聯絡資料。

操作流程：

Step1. 啟動推理模型，應對複雜任務

由於此次的任務較為複雜，因此可以選用「推理模型」以增加任務的完成度。

延伸閱讀 ▷ 推理模型是什麼？從 GPT-4o 到 o3，一次看懂 ChatGPT 模型差異與應用場景

付費方案用戶可開啟模型選單，選擇推理模型；一般用戶可以點按輸入框中「推理」按鍵啟用推理模型
付費方案用戶可開啟模型選單，選擇推理模型；一般用戶可以點按輸入框中「推理」按鍵啟用推理模型

Step2. 輸入提示詞：詳細說明任務需求

輸入架構化的提示詞（Prompt），並點按右下角的「上傳」，即可開始進行聯絡資料查找。

Prompt 撰寫重點如下：

  • ChatGPT 的角色：設定 ChatGPT 為「業務資料研究員」，使其專注於資料的搜查與整理。
  • 使用者的身分：說明使用者身分為「Aiworks 的業務人員」，使回應的內容及風格更貼合需求。
  • 任務需求：條列式說明詳細的潛在聯絡對象的條件，使產出結果更精準。
  • 輸出格式：將呈現方式設定為「表格」，以符合使用者應用需求。
Prompt 的撰寫影響 ChatGPT 的產出品質，可以透過「架構化」的寫法增加產出的精準度與實用性
Prompt 的撰寫影響 ChatGPT 的產出品質，可以透過「架構化」的寫法增加產出的精準度與實用性

Step3. 檢驗模型思路過程，確保資訊準確性

亮點一｜模型同步展示推理歷程，增加應用可信度

推理模型會在任務執行的過程中同步顯示逐步的任務過程思路，因此使用者可以在使用資料前透過思路檢驗任務執行的合理性。

ChatGPT 推理模型逐步展示決策及行動過程
ChatGPT 推理模型逐步展示決策及行動過程

亮點二｜附上引用資訊來源，易於查驗原始資料

當模型資料不足時，會自動啟用資料搜尋工具，查找網路上的資訊，確保資料的正確性及時效性。

ChatGPT 推理模型會於思路過程中顯示使用的網路連結，使用者可以開啟連結確認資訊。
ChatGPT 推理模型會於思路過程中顯示使用的網路連結，使用者可以開啟連結確認資訊。

Step4. 結果呈現與應用

ChatGPT 成功查找並整理 50 筆聯絡資料，並且依照需求以表格化的形式呈現。使用者也可以進一步請 ChatGPT 將聯絡資料彙整成 Excel 後下載，方便後續管理及應用。

可以透過點按表格右上角的「展開」鍵，查看完整表格。ChatGPT 確實依照需求依序呈現出公司名稱、連絡電話、公司電子郵件及負責人名稱與職位。
可以透過點按表格右上角的「展開」鍵，查看完整表格。ChatGPT 確實依照需求依序呈現出公司名稱、連絡電話、公司電子郵件及負責人名稱與職位。
可以透過點按表格右上角的「展開」鍵，查看完整表格。ChatGPT 確實依照需求依序呈現出公司名稱、連絡電話、公司電子郵件及負責人名稱與職位。
使用者可以透過 Prompt 將 ChatGPT 生成內容匯出成 Excel，並透過點按下載連結存取 Excel 檔案。
使用者可以透過 Prompt 將 ChatGPT 生成內容匯出成 Excel，並透過點按下載連結存取 Excel 檔案。

業務開發應用實例二：撰寫高開信率的陌生開發信（Cold Email）

適用情境：陌生開發信件撰寫

在獲得客戶的聯絡資料後，需要透過撰寫陌生開發信件（Cold Email）初步聯繫客戶，並且透過信件說明產品可以為客戶帶來什麼效益，進一步爭取更多的交流機會。

操作流程：

Step1. 開啟GPTs：Sales Objection Coach for Cold Calls and Emails

Sales Objection Coach for Cold Calls and Emails 是一款專為撰寫業務開發信件設計的 GPTs，啟用方式如下：

1. 進入 GPT Store：開啟 ChatGPT 頁面的左側欄位，點按「GPT」以進入 GPT Store。
1. 進入 GPT Store：開啟 ChatGPT 頁面的左側欄位，點按「GPT」以進入 GPT Store。
2. 搜尋「Sales Objection Coach for Cold Calls and Emails」：於搜尋欄位中輸入「Sales Objection Coach for Cold Calls and Emails」，並點按畫面中的對應選項。
2. 搜尋「Sales Objection Coach for Cold Calls and Emails」：於搜尋欄位中輸入「Sales Objection Coach for Cold Calls and Emails」，並點按畫面中的對應選項。
3. 點按「開始聊天」啟用 GPTs：畫面會出現「Sales Objection Coach for Cold Calls and Emails」的簡介視窗，點按視窗中的「開始聊天」即可啟用 GPTs。 Sales Objection Coach for Cold Calls and Emails 簡介頁面（左）及使用頁面（右））
3. 點按「開始聊天」啟用 GPTs：畫面會出現「Sales Objection Coach for Cold Calls and Emails」的簡介視窗，點按視窗中的「開始聊天」即可啟用 GPTs。
Sales Objection Coach for Cold Calls and Emails 簡介頁面（左）及使用頁面（右））

延伸閱讀 ▷ 3 個超實用 GPTs！讓客製化 ChatGPT 幫你精準完成任務

Step2. 輸入提示詞：詳細說明任務需求

輸入架構化的提示詞（Prompt），並點按右下角的「上傳」，即可開始信件撰寫。

Prompt 撰寫重點包括以下重點：

  1. 使用者身分 : 說明使用者身分為「Aiworks 的業務人員」，使回應的內容及風格更貼合需求。
  2. 撰寫目的：簡述信件目的為「爭取進一步交流的機會」及「使企業認識到產品價值」，避免生成內容不符合需求。
  3. 客戶狀態：說明「與客戶尚未有接觸的經驗」，使 GPTs 生成更為合適的語氣。
  4. 輸出格式：設定輸出風格為「商業信件」，使生成內容更專業。
由於 Sales Objection Coach for Cold Calls and Emails 是專門用於信件撰寫，因此不需要另外設定 GPT 的角色。
由於 Sales Objection Coach for Cold Calls and Emails 是專門用於信件撰寫，因此不需要另外設定 GPT 的角色。

Step3. 信件撰寫結果呈現

GPTs 成功依據需求撰寫出具完整架構的陌生開發信件，並結合資料查找，點出企業在營運流程中可能具備導入 RPA 的潛在機會，提升信件的客製化程度。

信件內容採專業格式撰寫，包含清楚的主旨與正式的書信結構，提升信件使用效率。 GPT 仍有錯誤的可能性，因此「企業重點訊息」建議使用者再次確認內容的正確性。
信件內容採專業格式撰寫，包含清楚的主旨與正式的書信結構，提升信件使用效率。
GPT 仍有錯誤的可能性，因此「企業重點訊息」建議使用者再次確認內容的正確性。
使用者也可以進一步透過對話說明遇到的情境或困難，與 GPTs 討論信件撰寫策略。GPTs 不僅會提供分析的角度，也會給予回信的建議。
使用者也可以進一步透過對話說明遇到的情境或困難，與 GPTs 討論信件撰寫策略。GPTs 不僅會提供分析的角度，也會給予回信的建議。

延伸討論：企業導入 AI 的關鍵思維

隨著 AI 應用逐漸普及，越來越多企業開始積極思考該如何將 AI 導入各類工作場景中，並主動提供內部 AI 培訓課程，以提升整體生產力。該如何透過 AI 工具有效達成任務目標並將效益最大化，成為關鍵。以下說明企業在導入 AI 前須具備的兩大關鍵思維：

1. 任務盤點與流程梳理

儘管 AI 工具具備高度便利性，但並非所有任務都適合使用 AI。企業在推動 AI 應用前，應先全面梳理現有工作流程，評估哪些工作適合使用 AI、哪些仍需依賴人工處理。任務盤點及流程梳理不僅能提高應用成效，也有助於重新檢視並優化整體流程設計，進一步提升應用效益。

  • AI 適合的任務類型：具創造性、需要大量資料彙整，或是能夠輔助人類進行思考的任務。如：內容生成、資料整理、初步分析與決策建議等。
  • 人工更適合的任務類型：涉及高度複雜度、人際互動或安全性的任務，仍須由人類主導。如：談判溝通、策略規劃、敏感資料處理等工作。

2. AI 人才培養的重要性

AI 應用不再侷限於 IT 部門，隨著生成式 AI 工具的普及，企業更需要培養多元職能的人才具備 AI 應用能力。藉由企業提供正式培訓，人才可以更清楚地了解如何更有效且安全地應用 AI 工具，同時推動內部共學及自主學習，不僅能強化人才應用意願，更可促進跨部門協作的可能性，真正透過數位轉型提升企業營運效率。

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