Microsoft 365 是每個企業常見的必備工具，不管是多大規模的企業，幾乎所有日常工作都得使用它。而其中最常用的無非是 PowerPoint、Word 和 Excel 等文書處理工具。
然而，Microsoft 365 提供的價值絕對不僅如此，它還包括一系列可以提升工作效率和改善組織流程的實用工具，而且這些都已經包含在 M365 方案中，只是多數使用者可能都沒發現。 本文將與你分享 Microsoft 365 的完整潛力，讓你能將這些超實用工具更充分應用在工作中！
SharePoint：適用於企業內部協作
什麼是 SharePoint？
不需要會寫程式，也可以輕鬆架設一個內部網站！SharePoint 是 Microsoft 365 中的一個企業內部的協作網站，讓公司同仁可以清楚的掌握組織公告、重要訊息、和內部訓練檔案等。
如何運用在企業中？
- 佈告欄：公司內部的新公告、重要資訊都能集中在網站首頁，簡單明瞭讓使用者一次瀏覽
- 知識庫管理：除了一般文件儲存方式外，也可以新增自定義欄位來為檔案新增註解
- 數據管理：透過建立清單來追蹤和管理各種數據和繁瑣的任務
Power Apps：製作組織專屬的應用程式
什麼是Power Apps？
Power Apps 是一個低程式碼 ( low-code ) 開發工具，讓使用者透過類似 Excel 函式的撰寫、PowerPoint 的美編排版技巧，自己動手做出一個符合業務需求的應用程式。
如何運用在企業中？
- 內部流程數位化：解決公司內部過於繁瑣的流程，以及日常需要填寫的複雜表單，Power Apps 就很適合用來創建一個更方便填寫的客製化表單，提高效率。例如請假系統、文具借用系統、財務發票申請等
- 數據搜集：Power Apps 支援與 SQL、Excel、SharePoint 資料庫的串連，以便搜集和分析業務數據，幫助團隊跨出數位轉型的一大步
- 客戶關係管理：建立客戶資料庫和專案追蹤系統，讓團隊成員能更輕鬆掌握專案進度及相關資訊
Power Automate：自動化工作流程
什麼是Power Automate？
Power Automate 是一個自動化流程工具，可自動執行重複性任務，減少手動操作。它就像一個專屬於你 24 小時全年無休的機器人，助你完成繁瑣且具有固定規則的工作，讓工作效率翻倍提升！
如何運用在企業中？
- 流程自動化：自動化日常任務如報告生成、數據同步等。只需完成一次設置，即可省去以後每次重複作業的時間
- 跨平台整合：Power Automate 能與 500 種以上的雲端服務進行連結，包含常見的Outlook, Excel, Teams 等，讓工作流程不受限
- 線上簽核：結合 Forms 或 Power Apps 表單，在收到表單回應時發送簽核給部門主管
一起將 Microsoft 365 的價值充分發揮吧！
企業投資 Microsoft 365，當然希望能夠充分發揮其最大的價值，提高團隊運營的工作效率，並且改善業務流程。上述提到的工具不需要 IT 部門的專業知識，任何人都可以根據自己的業務需求來使用。這些工具不僅能夠大幅提升工作效率，操作上也非常簡單，容易上手。
希望本文能幫助你了解和利用 Microsoft 365 的鮮為人知的功能，為你帶來更輕鬆又高效的工作流程！
本文由 RPAI 數位優化器授權刊登
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